Wie Buchhalter ohne Hauptbuch effizient mit Kunden zusammenarbeiten können

Eine große Heraus­forderung für viele Buchhalter besteht darin, dass Kunden, die kein digitales Hauptbuch verwenden, ihnen gerne die zeitaufwändige Aufgabe überlassen, Finanz­daten Zeile für Zeile manuell einzugeben und abzugle­ichen.

Viele Kunden benötigen immer noch diesen „Erledige es für mich“-Service, aber glück­licher­weise gibt es immer mehr Möglichkeiten, effizienter mit ihnen zusam­men­zuar­beiten, einschließlich neuer Softwarelö­sungen, die den Konto­er­stel­lung­sprozess verein­fachen.

Diese Effizien­zsteigerungen können Ihnen helfen, viel Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und mehr Mehrw­ert­di­enste bereitzustellen.

Wie viele Kunden nutzen kein Ledger?

Die meisten Buchhalter sind mit der Mühe vertraut, sich durch Unmengen von Papier oder herun­terge­ladene Kontoauszüge, Rechnungen und Quittungen von Kunden durchar­beiten zu müssen, die kein Hauptbuch verwenden.

In einer kurzen Umfrage für diesen Artikel gab nur ein Unternehmen an, mit solchen Kunden nicht zusam­men­zuar­beiten. Bei den anderen Unternehmen machen buchlose Unternehmen immer noch 10 bis 35 % des Kunden­stamms aus.

Dabei handelt es sich in der Regel um Einzelun­ternehmer oder junge Unternehmen aus Branchen wie Immobilien­ver­mi­etung, Zahnmedizin und Handwerk. Sie neigen dazu, kostensen­sibel zu sein, führen weniger Transak­tionen durch und verspüren daher einen gerin­geren Bedarf an Buchhal­tungssoftware.

Aber viele Buchhalter arbeiten gerne mit solchen Kunden zusammen und wollen nicht damit aufhören – sie brauchen einfach effizientere Möglichkeiten, sie zu betreuen.

Auswirkungen der Digitalisierung der Steuerpolitik

Selbst­ständige und Vermieter, die mehr als 50.000 £ verdienen, müssen ab April 2026 digitale Aufze­ich­nungen gemäß „Making Tax Digital“ (MTD) für die Einkom­men­steuer-Selbstver­an­lagung (ITSA) führen.

Aber selbst wenn sie über eine digitale Archivierungslösung verfügen, nutzen einige Unternehmen diese nicht, weil ihnen die Zeit oder das Wissen fehlt oder weil sie es immer noch vorziehen, die Aufze­ich­nungen für sie zusam­men­zustellen, zu vergle­ichen und zu analysieren.

Daher wird dieses Problem wahrscheinlich über das Jahr 2026 hinaus bestehen bleiben und es ist von entschei­dender Bedeutung, weiterhin nach Möglichkeiten zu suchen, die Daten von Do it for me-Kunden schneller und genauer zu verar­beiten.

David Burr, Direktor bei Carroll Accoun­tants, sagt: „Die Betreuung von Kunden ohne Haupt­bücher nimmt uns mehr Zeit in Anspruch, da wir manuelle Kassen­bücher und erweiterte Probe­salden erstellen müssen. Wir müssen unsere Honorare für diese Jobs erhöhen.“

Alex Manley, Business Services Manager bei Albert Goodman (AG), fügt hinzu, dass die Verwendung manueller Aufze­ich­nungen mehr Arbeit verur­sacht, da sie analysiert werden müssen, bevor sie durch Buchhal­tungs- oder Steuer­software weitergeleitet werden.

„Häufig gibt es Fehler in manuellen Aufze­ich­nungen und wir müssen Zeit damit verbringen, die Konten abzugle­ichen und Unter­schiede zu identi­fizieren“, sagt sie. „Dieser zusät­zliche Zeitaufwand bedeutet, dass unser Honorar im Allge­meinen höher ist, als wenn sie eine Buchhal­tungssoftware verwenden würden.“

Auf der Suche nach verlorenen Daten „wie das Öffnen russischer Puppen“

Bani Lamba, Daten­analyse- und Technolo­gie­m­anager am Institute of Chartered Accoun­tants in England and Wales (ICAEW), sagt, ein Grund dafür, dass einige Kunden bei der Verwendung cloud­basierter Haupt­bücher zurück­haltend seien, seien falsche Vorstel­lungen über die Funktion­sweise der Cloud-Technologie – beispiel­sweise in Bezug auf die Daten­spe­icherung , Privat­sphäre und Schutz.

Einige glauben auch, dass die Einführung ineffizient und zeitaufwändig sein wird, sind sich aber der Zeit- und Effizien­zeinsparungen nicht bewusst, die dies aufwiegen können, fügt Bani hinzu.

Ben Sztejka, CEO von Your Ecommerce Accountant, sagt, dass es sich bei seinen Nicht-Ledger-Kunden haupt­sächlich um Neukunden handelt, die nach Softwarekosteneinsparungen suchen. „Diese Kunden warten oft bis zum Jahre­sende, um die Infor­ma­tionen zu verar­beiten, was es für uns schwieriger macht, ihre Verkäufe zu überwachen und sie proaktiv zu beraten“, sagt er.

„Zum Beispiel“, fügt Ben hinzu, „wenn sie nahe an der Mehrw­ert­s­teuer­schwelle liegen, konnten wir sie möglicher­weise nicht rechtzeitig auf die Notwendigkeit einer Registrierung aufmerksam machen und sie über die Preise informieren.“ Oder wenn sie aufgrund von Preis- oder Ausgaben­fehlern Verluste machen, bemerken sie dies möglicher­weise erst am Jahre­sende.

„Es bedeutet auch, dass Sie mit größerer Wahrschein­lichkeit über unvoll­ständige Daten verfügen und es wie eine russische Puppe sein kann, die versucht, in Konten zu wühlen, um die richtigen Infor­ma­tionen zu finden und herauszufinden, welches Geld wohin geflossen ist.“

Das Problem verschärft sich, wenn Kunden über mehrere Bankkonten verfügen, beispiel­sweise Fremd­währungskonten, Sparkonten und Kreditkarten.

Ben möchte die Effizienz bei diesen Kunden steigern, indem er sicher­stellt, dass sie seinem Team das ganze Jahr über die richtigen Infor­ma­tionen senden, einschließlich aller früheren Konten, Kontoauszüge und aller Kontoauszüge. Er empfiehlt, präzise und klar anzugeben, welche Infor­ma­tionen Sie benötigen und in welchem ​​Format.

Yogesh Dhanak, Senior Technical Advisory Manager bei der Associ­ation of Chartered Certified Accoun­tants (ACCA) UK, stimmt dem zu und fügt hinzu: „Kommu­nikation ist hier der größte Vorteil – Schulung und Kommu­nikation mit Kunden darüber, wie sie die besten und genauesten Finanzun­ter­lagen führen, werden davon profi­tieren.“ Ihr beide.“ .“

Graham Cantlay, Partner bei Robb Ferguson, hat eine andere Lösung: Er stellt Kunden, die kein Hauptbuch haben, möglicher­weise Vorlagen zur Verfügung, die sie ausfüllen und die notwendigen Analysen selbst durch­führen können.

Die Vorteile von Cloud-Software

Viele Buchhalter werden versuchen, die Probleme fehler­an­fäl­liger, fragmen­tierter Daten zu lösen, indem sie Kunden, die kein Hauptbuch führen, davon überzeugen, ein vollständiges Buchhal­tungssoft­waresystem mit verknüpften Bankkonten einzuführen.

Ben sagt, dass dies dazu beiträgt, beim Anfordern von Infor­ma­tionen Zeit zu sparen und seinem Unternehmen ermöglicht, die Konten seiner Kunden ganzheitlich zu betra­chten, etwaige Probleme zu identi­fizieren und Ratschläge zu geben.

„Buchhal­tungssoftware mit Bankdaten löst auch das Problem poten­ziell unvoll­ständiger Infor­ma­tionen, weil Kunden das ganze Jahr über keine vollständigen Aufze­ich­nungen geführt haben“, sagt er.

Albert Goodman ermutigt seine Kunden außerdem, über eine Cloud-Buchhal­tungslösung nachzu­denken, indem er die Vorteile erläutert, die sich daraus ergeben, die Leistung des Unternehmens zu sehen, den Überblick über die Finanzen zu behalten und niedrigere Buchhal­tungs­ge­bühren zu zahlen, selbst wenn Software-Abonnements berück­sichtigt werden.

„Ausgek­lügelte Softwarelö­sungen können Dateneingaben auch gegen­prüfen und validieren, was eine höhere Präzision ermöglicht“, sagt Alex. „Diese erhöhte Genauigkeit verbessert die Zuver­läs­sigkeit von Finanzberichten und verbessert die Einhaltung geset­zlicher Vorschriften, wodurch das Risiko kostspieliger Fehler und Prüfungen verringert wird.“

OCR- und Buchhaltungsvorbereitungslösungen

Aber was auch immer Sie tun, einige Kunden werden immer noch vor einer vollständigen Buchhal­tungssoftware zurückschrecken.

Dazu nutzt Robb Ferguson die OCR-Software (Optical Character Recog­nition) von AutoEntry. Dieser scannt und erfasst Daten aus Rechnungen, Quittungen und Kontoauszügen, indem er sie in eine CSV- oder Excel-Datei umwandelt. Diese Software habe die Effizienz deutlich verbessert, sagt Graham.

Automa­tische Kassen­buch­lö­sungen wie: Buchhal­tungsvor­bere­itungein Add-on zu AutoEntry, um diese Technologie weiter zu verbessern.

AccountsPrep ist ideal für einfache Kunden, die „es für mich erledigen“. Es ermöglicht Ihnen die nachträgliche Erstellung von Finanzberichten, spart Zeit bei der manuellen Eingabe und ersetzt die Excel-basierte Erstellung.

Nachdem Sie Kontoauszüge in AutoEntry hochge­laden haben, importieren Sie die Daten in AccountsPrep, wo sie überprüft, aktual­isiert und schnell in einen Kontenplan codiert werden. Das erstellte Testguthaben kann anschließend in die von Ihnen gewählte Endabrech­nungslösung importiert werden.

Das AutoEntry-Abonnement beinhaltet eine unbegrenzte Anzahl an Kunden­di­ensten, was von entschei­dender Bedeutung ist, da Buchhalter heraus­ge­funden haben, dass andere Lösungen, die eine Gebühr pro Benutzer erheben, nicht so kosten­ef­fektiv sind.

Weitere Vorteile von Kontovorbereitungslösungen

Albert Goodman hat cloud­basierte Buchhal­tungsvor­bere­itungslö­sungen einge­setzt, um den manuellen Aufwand zu reduzieren, die Genauigkeit zu erhöhen und die direkte Einspeisung von Daten in sein Buchhal­tungspaket zu ermöglichen.

Es ermöglicht auch Regeln, die Transak­tionen in großen Mengen basierend auf demselben Zahlungsempfänger abgle­ichen – beispiel­sweise würden alle BT-Kosten dem „Telefon“ zugeordnet. Dies erfordert einige anfängliche Einrich­tungsar­beiten, wird aber in Zukunft Zeit sparen, sagt Alex.

Mit cloud­basierter Konto­er­stel­lungssoftware können Sie außerdem:

• erhöht die Konsistenz, indem die idiosynkratischen Aspekte von Kunden­daten­sätzen reduziert werden.
• gibt Teammit­gliedern die Möglichkeit, im Rahmen der beste­henden Honorare wertvolle Unternehmens­ber­atungsleis­tungen zu erbringen.
• ermöglicht AG sofor­tigen Zugriff auf Daten, um bei der Lösung etwaiger Probleme zu helfen.

Die Zeitersparnis kann enorm sein. Beispiel­sweise kann AccountsPrep für „Do it for me“-Kunden einen ganzen Arbeitstag auf nur 60 Minuten verkürzen. Dadurch lohnen sich die niedrigen Abonnemen­tkosten und Sie können bei diesen Kunden einen wettbe­werb­s­fähigen Preis erzielen.

Jo Gibson, Business-Services-Partnerin und Leiterin des spezial­isierten Digital­teams von Hurst, sagt, ein weiterer Vorteil bestehe darin, über einen ordnungs­gemäßen Prüfpfad für Geschäft­stransak­tionen zu verfügen, falls eine HMRC-Inspektion oder Due-Diligence-Anforderungen für die Mittelbeschaffung oder einen Unternehmensverkauf vorliegen.

Die effiziente Erfassung und Organ­i­sation von Daten­sätzen könnte in Zukunft einen großen Unter­schied machen. Denken Sie also nicht nur an die aktuellen Bedürfnisse Ihres Kunden, sondern auch daran, wie er sich weiter­en­twickeln möchte.

Mit all diesen Vorteilen können Kontovor­bere­itungslö­sungen den Gesamtwert Ihres Dienstes erheblich steigern und die Kunden­beziehungen und das Vertrauen stärken.

Abschließende Gedanken – Raum für Verbesserungen

Trotz der Einführung von „Making Tax Digital“ wird für viele Kunden der „Tu es für mich“-Ansatz bestehen bleiben, und diese Kohorte wird enorm von Lösungen profi­tieren, die dabei helfen können, Daten schneller und genauer zu verar­beiten.

Wie wir gesehen haben, gibt es viele Möglichkeiten, mit diesen Kunden zusam­men­zuar­beiten, um die Effizienz zu steigern und Cloud zu fairen Preisen anzubieten Lösungen zur Kontovor­bere­itung kann sowohl für Sie als auch für die Zufriedenheit und den Seelen­frieden Ihrer Kunden eine Schlüs­sel­rolle spielen.