Eine einfache Anleitung zur Lagerbuchhaltung

Als Geschäftsin­haber geht es bei der Bestandsver­waltung nicht nur darum, den Überblick darüber zu behalten, was sich in Ihren Regalen befindet. Es geht darum sicherzustellen, dass Ihre Waren und Materi­alien in Ihr Finanz­man­agement einbe­zogen werden.

Die Bestands­buch­haltung hilft Ihnen, den Wert Ihrer Waren zu verstehen, damit Sie fundierte Entschei­dungen treffen und ein gesundes Endergebnis erzielen können.

In diesem Artikel behandeln wir die Grund­lagen der Lager­buch­haltung, darunter:

Was ist Inventar in der Buchhaltung?

Der Bestand bezieht sich auf die Waren und Materi­alien, die Ihr Unternehmen zum Weiter­verkauf oder zur Produktion berei­thält. Es umfasst sowohl Fertig­pro­dukte als auch Rohstoffe. Da sie einen Wert haben, müssen diese Gegen­stände wie jeder andere Aspekt Ihrer Finanzen im Auge behalten werden.

Tatsächlich ist eine ordnungs­gemäße Bestands­buch­haltung von entschei­dender Bedeutung, da sie sich direkt auf Ihre Finanzberichte und Ihre Rentabilität auswirkt. Es wirkt sich auf den Cashflow, Finanzkenn­zahlen, Steuerverbindlichkeiten und mehr aus.

Es hilft Ihnen außerdem sicherzustellen, dass Sie die richtigen Produkte in den richtigen Mengen haben, wodurch die Lagerkosten gesenkt und Fehlbestände vermieden werden, die zu Umsatzein­bußen führen könnten.

Unabhängig davon, ob Sie über ein Buchhal­tung­steam verfügen oder Ihre Buchhaltung als Einzelun­ternehmer verwalten, müssen Sie Ihren Lagerbe­stand regelmäßig genau erfassen.

Was zählt also als Inventar?

Es gibt 3 Haupt­typen:

1. Rohstoff: Dies sind die Grund­ma­te­ri­alien, die in der Produktion verwendet werden.

2. In Bearbeitung (WIP): Waren in verschiedenen Stadien der Fertig­stellung des Produk­tion­sprozesses.

3. fertige Ware: Fertige Produkte zum Verkauf bereit.

All dies müssen Sie berück­sichtigen, um Ihren Bestand effektiv zu verwalten und sich ein genaues Bild vom Wert Ihres Unternehmens zu machen.

Ist Inventar ein Vermö­genswert?

Ein Vermö­genswert ist alles, was das Potenzial hat, Ihrem Unternehmen künftige wirtschaftliche Vorteile zu verschaffen. Der Bestand passt perfekt zu dieser Defin­ition, da er Artikel umfasst, die Ihr Unternehmen im normalen Geschäftsverlauf verkaufen möchte, um Einnahmen zu erzielen.

Inventar ist für Ihr Unternehmen wertvoll. Es wird in der Bilanz als kurzfristiger Vermö­genswert aufge­führt, da erwartet wird, dass es innerhalb eines Jahres in Bargeld umgewandelt oder aufge­braucht wird.

Wenn Sie Lagerbestände kaufen oder produzieren, ist Bargeld gebunden, bis die Produkte verkauft sind. Nach dem Verkauf wird der Lagerbe­stand in Forderungen oder Bargeld umgewandelt und trägt so zum Umsatz und zur Rentabilität Ihres Unternehmens bei.

Es ist wichtig zu beachten, dass Lagerbestände zwar ein Vermö­genswert sind, ihr Wert jedoch schwanken kann. Änderungen der Markt­nach­frage, technol­o­gische Fortschritte oder Änderungen der Verbraucher­präferenzen können sich auf den Wert Ihres Inventars auswirken. Aus diesem Grund sind eine ordnungs­gemäße Bestands­buch­haltung und genaue Bewer­tungsmethoden von entschei­dender Bedeutung, um den wahren Wert Ihrer Vermö­genswerte widerzus­piegeln.

Welche Buchhaltungsregeln gelten für Inventar und Inventar?

Um sicherzustellen, dass Sie den Lagerbe­stand ordnungs­gemäß verbuchen, müssen Sie bestimmte Standards einhalten. Diese helfen Ihnen bei der konsis­tenten Verwaltung Ihrer Finanzen und stellen sicher, dass Sie ein genaues Bild vom Wert Ihres Inventars und Lagerbe­stands haben.

Gemäß den allgemein anerkannten Rechnungsle­gungs­grund­sätzen des Vereinigten Königreichs (UK GAAP) sind dies die wichtigsten Richtlinien für die Erfassung und Berichter­stattung von Beständen in Abschlüssen:

1. Historisches Kosten­prinzip

Dieser Grundsatz schreibt vor, dass der Lagerbe­stand zu seinen ursprünglichen Anschaf­fungskosten erfasst werden sollte – dem Betrag, der für den Erwerb oder die Herstellung der Waren gezahlt wurde. Zu diesen Kosten zählen alle Kosten, die direkt damit verbunden sind, den Lagerbe­stand an einen für den Verkauf geeigneten Standort und Zustand zu bringen, wie z. B. Kaufpreis, Trans­portkosten, Bearbeitungs­ge­bühren und andere direkt zurechenbare Kosten.

2. Konsis­ten­zprinzip

Dieser Grundsatz erfordert, dass Unternehmen von einer Periode zur nächsten dieselbe Methode zur Bestands­be­w­ertung anwenden. Dies stellt die Vergle­ich­barkeit der Jahresab­schlüsse über einen längeren Zeitraum sicher und unter­stützt Stake­holder bei der genauen Analyse von Trends. Alle Änderungen der Bewer­tungsmethoden sollten in Finanzberichten gut dokumen­tiert und erläutert werden.

3. Prinzip der Vorsicht (Konser­vatismus).

Dieser Grundsatz empfiehlt Unternehmen, bei der Bewertung von Lagerbeständen Vorsicht walten zu lassen. Darin wird vorgeschlagen, dass die Lagerbestände nicht überbe­w­ertet werden sollten; Stattdessen sollte es zum niedrigeren Wert aus Anschaf­fungskosten und Nettoveräußerungswert bewertet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Lagerbe­stand in der Bilanz nicht überbe­w­ertet wird, insbesondere wenn sich die Marktbe­din­gungen ändern.

4. Niedrigerer Wert der Anschaf­fungskosten oder Nettoveräußerungswert (NRV)

Dem Vorsicht­sprinzip folgend gilt die Regelung „Nieder­stwert aus Anschaf­fungskosten oder Nettoveräußerungswert“ (NRV). Wenn der Nettoveräußerungswert der Vorräte unter ihre historischen Anschaf­fungskosten fällt, sollten die Vorräte auf den niedrigeren der beiden Werte abgeschrieben werden. Der Nettoveräußerungswert ist der geschätzte Verkauf­spreis im normalen Geschäftsverlauf abzüglich der geschätzten Kosten für die Fertig­stellung und den Verkauf des Lagerbe­stands.

5. Offen­le­gungspflichten

Nach UK GAAP sind Unternehmen verpflichtet, in ihren Abschlüssen die Rechnungsle­gungs­grund­sätze und ‑methoden offen­zulegen, die sie zur Bewertung der Vorräte anwenden. Diese Trans­parenz stellt sicher, dass die Beteiligten verstehen, wie die Lager­werte ermittelt werden, und die Auswirkungen verschiedener Bewer­tungsmethoden beurteilen können.

Was ist UK GAAP?

Bei UK GAAP handelt es sich um eine Reihe von Rechnungsle­gungs­stan­dards, ‑grund­sätzen und ‑verfahren, die von Unternehmen im Vereinigten Königreich bei der Erstellung und Präsen­tation ihrer Abschlüsse befolgt werden. Es bietet einen Rahmen für die Finanzberichter­stattung und deckt Bereiche wie die Umsatzre­al­isierung, die Bewertung von Vermö­genswerten und Verbindlichkeiten sowie die Darstellung von Finanzberichten ab.

Beispiele für in UK GAAP enthaltene Rahmen­werke sind FRS 102, FRS 105 (für Klein­stun­ternehmen) und FRS 101 (Rahmenwerk zur reduzierten Offen­legung).

Die Einhaltung der UK-GAAP-Grund­sätze gewährleistet eine genaue und trans­parente Finanzberichter­stattung und vermittelt den Stake­holdern ein klares Verständnis über den Wert Ihres Inventars und dessen Auswirkungen auf die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Wenn Sie diese Regeln befolgen, halten Sie sich an die Rechnungsle­gungs­stan­dards und können fundierte Finanzentschei­dungen treffen.

Hauptmethoden zur Bestandsberechnung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Wert Ihres Inventars zu berechnen, jede mit unter­schiedlichen Auswirkungen auf die Finanzberichter­stattung und die Steuern. Einige Methoden sind unter unter­schiedlichen wirtschaftlichen Bedin­gungen vorteil­hafter, beispiel­sweise wenn eine Phase der Inflation oder Stabilität herrscht.

Hier sind die gängigsten Methoden:

First in, first out (FIFO)

FIFO geht davon aus, dass die ältesten Artikel in Ihrem Bestand zuerst verkauft werden. Diese Methode orien­tiert sich oft am tatsäch­lichen Waren­fluss und wird bei steigenden Preisen bevorzugt. Dies führt in Zeiten der Inflation zu einem gerin­geren steuerpflichtigen Einkommen.

FIFO-Beispiel

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben eine Bäckerei und produzieren und verkaufen Cupcakes in großen Mengen. Sie haben den Monat mit einem Inventar von 100 Cupcakes begonnen, die Sie jeweils 1 £ gekostet haben. Im Laufe des Monats backen Sie weitere 100 Cupcakes, aber diese Charge kostet Sie 1,20 £ pro Cupcake.

Bei der FIFO-Methode gehen Sie davon aus, dass die zuerst gebackenen Cupcakes (die ältesten) zuerst verkauft werden. Wenn Sie also im Laufe des Monats 150 Cupcakes verkaufen, würde Ihre Berechnung der Herstel­lungskosten (COGS) wie folgt aussehen:

(100 Cupcakes x 1 £) + (50 Cupcakes x 1,20 £) = 160 £

Methode der gewichteten Durch­schnittskosten

Die gewichtete Durch­schnittskosten­methode berechnet die durch­schnit­tlichen Kosten aller Einheiten im Lagerbe­stand. Dies ist einfach und nützlich, wenn die Kosten relativ stabil sind.

Beispiel für gewichtete Durch­schnittskosten

In diesem Beispiel betragen die Gesamtkosten aller Cupcakes 220 £ (100 £ für die erste Charge, 120 £ für die zweite Charge). Daraus können wir die durch­schnit­tlichen Kosten der Cupcakes berechnen.

Durch­schnit­tliche Kosten pro Cupcake = 220 £ / 200 = 1,10 £

Wenn Sie 150 Cupcakes verkaufen, würde Ihre COGS-Berechnung mithilfe der Methode der gewichteten Durch­schnittskosten wie folgt aussehen:

150 Cupcakes x 1,10 £ = 165 £

Was ist Eröffnungs- und Schlussbestand?

Mit einem periodischen Inven­tarsystem können Sie den Eröff­nungs- und Schluss­be­stand nutzen, um den Wert des Bestands über mehrere Perioden hinweg zu ermitteln. Verein­facht ausge­drückt ist der Schluss­be­stand einer Periode derselbe wie der Eröff­nungs­be­stand zu Beginn der nächsten. Sie ändern im Wesentlichen nur Ihre Bedeutung für zukün­ftige Berech­nungen.

Mit anderen Worten: Der Schluss­be­stand von Periode 1 ist der Eröff­nungs­be­stand von Periode 2.

So berechnen Sie den Schluss-/Eröff­nungs­be­stand:

1. Bestimmen Sie den Wert Ihres Lagerbe­stands zu Beginn der aktuellen Periode (dies ist Ihr Eröff­nungs­be­stand für Periode 1).

2. Fügen Sie alle zusät­zlichen Käufe oder Aktien hinzu, die während des Zeitraums erworben wurden.

3. Subtrahieren Sie den Wert des im Bericht­szeitraum verkauften oder genutzten Lagerbe­stands.

Nehmen wir an, Sie betreiben ein Beklei­dungs­geschäft. Sie haben den aktuellen Zeitraum mit einem Eröff­nungs­be­stand an Kleidung und Materi­alien im Wert von 13.000 £ begonnen. Anschließend haben Sie weitere Einkäufe im Gesamtwert von 7.000 £ getätigt und im Laufe des Zeitraums Produkte im Wert von 12.000 £ verkauft.

Die Formel wäre:

Eröff­nungsin­ventar (13.000 £) + zusät­zliche Einkäufe (7.000 £) – verkauftes Inventar (12.000 £)

= 8.000 £

Ihr Schluss­be­stand für Periode 1 und Ihr Eröff­nungs­be­stand für Periode 2 betragen also 8.000 £.

Durch die genaue Verfolgung und Berechnung des Schluss- und Eröff­nungs­be­stands können Sie fundierte Entschei­dungen über Nachschub, Preis­gestaltung und Verkauf­sstrategien treffen. Dadurch können Sie Ihre Bestandsver­waltung optimieren und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens sicher­stellen.

Was ist ein Perpetual-Stock-System?

Wie der Name schon sagt, handelt es sich beim Perpetual Stock System um ein System, mit dem Sie die Menge und den Wert Ihres Lagerbe­stands kontinuierlich und automa­tisch in Echtzeit verfolgen können. Dazu benötigen Sie Technologien wie Barcode-Scanner und Software, die jede Bestand­stransaktion – einschließlich Käufe, Verkäufe, Retouren und Anpas­sungen – sofort aufze­ichnen kann. Diese Transak­tionen werden sofort in Ihrem Buchhal­tungssystem aktual­isiert, sodass Ihre Bestand­saufze­ich­nungen immer korrekt und aktuell sind.

Dies bedeutet, dass Sie in Echtzeit Einblick in die Lagerbestände haben und so schnelle und fundierte Entschei­dungen über Nachbestel­lungen und Preise treffen und gleichzeitig poten­zielle Probleme wie Diebstahl oder Verderb erkennen können. Es hilft Ihnen außerdem, die Lagerkosten zu senken und das Risiko einer Über- oder Unter­belegung zu minimieren.

Zu beachten ist lediglich, dass ein System mit einer fortlaufenden Inventur mehr Ressourcen und technische Investi­tionen erfordert als ein periodisches System, das beispiel­sweise Schluss- und Eröff­nungs­bestände nutzt. Sie eignen sich in der Regel besser für Unternehmen mit hohen Lagerbeständen, die eine genaue Kontrolle ihrer Lagerbestände benötigen.

Letzte Gedanken

Eine ordnungs­gemäße Bestands­buch­haltung ist für die Aufrechter­haltung eines gesunden Unternehmens von entschei­dender Bedeutung. Es handelt sich um eine strate­gische Finanzpraxis, die sich auf Ihr Endergebnis, Ihre Steuerverbindlichkeiten und die Genauigkeit Ihrer Finanzberichter­stattung auswirkt.

Wenn Sie wissen, was Lagerbe­stand ist, wie er bewertet wird und wie der Eröff­nungs- und Schluss­be­stand berechnet wird, können Sie fundierte Entschei­dungen treffen und Wege finden, Ihr Unternehmen effek­tiver auszubauen.

FAQs

F: Was ist eine Lager­buch­haltung?

A: Der Prozess der Verfolgung, Bewertung und Berichter­stattung der Waren, die ein Unternehmen zum Weiter­verkauf oder zur Produktion berei­thält, um genaue Finanzun­ter­lagen und fundierte Entschei­dungen sicherzustellen.

F: Wie berechne ich den Schluss­be­stand?

A: Schluss­be­stand = Eröff­nungs­be­stand + Käufe – verkaufter oder gebrauchter Bestand

F: Wie berechne ich den Eröff­nungs­be­stand?

A: Eröff­nungs­be­stand = Schluss­be­stand + Käufe – verkaufter oder gebrauchter Bestand.

F: Welche Vorteile bietet die Methode der gewichteten Durch­schnittskosten?

A: Die Methode der gewichteten Durch­schnittskosten ist unkom­pliziert und trägt dazu bei, Kosten­schwankungen auszu­gle­ichen.

F: Kann ich die Lager­methode von FIFO auf LIFO ändern?

A: Dies ist zwar möglich, eine Änderung der Inven­turmethode kann jedoch steuer­liche Auswirkungen haben. Konsul­tieren Sie daher einen Finanzberater, bevor Sie Änderungen vornehmen.