Was Sie über Änderungen an der HMRC-Datenerfassung wissen müssen

Wenn Sie ein Arbeit­geber sind, werden sich die jüngsten Änderungen bei der HMRC-Daten­er­fassung mit ziemlicher Sicherheit auf Ihr Unternehmen auswirken.

Auch Sie können betroffen sein, wenn Sie Gesellschafter oder Selbst­ständiger sind. Sie müssen schnell handeln, um sicherzustellen, dass Sie diese neuen Vorschriften einhalten.

Obwohl umstritten, werden sie in den nächsten zwei Jahren in Kraft treten.

HMRC geht davon aus, dass die neue Geset­zgebung folgende Auswirkungen haben wird: „1,2 Millionen selbständige Unternehmen pro Jahr, 1,9 Millionen PAYE-registrierte Unternehmen, einschließlich Organ­i­sa­tionen der Zivilge­sellschaft, und 900.000 Unternehmen, zu denen Anteil­seigner eines inhab­erge­führten Unternehmens gehören, die verpflichtet sein werden, der HMRC Infor­ma­tionen zur Verfügung zu stellen.“ bis 2026.“

In diesem Blog erfahren Sie mehr über:

Welche Änderungen gibt es bei der HMRC-Datenerfassung?

Die Infor­ma­tionen, die Sie dem HMRC sowohl zu Ihrer Einkom­men­steuer-Selbstver­an­lagung als auch zu den von Ihnen als Arbeit­geber ausge­füllten Echtzeit-Infor­ma­tion­serk­lärungen (RTI) zur Verfügung stellen müssen, werden sich ändern.

Diese neuen Anforderungen und die damit verbun­denen Befug­nisse der HMRC wurden durch den Finance Act 2024 in den Abschnitten 8 und 12 des Taxes Management Act 1970 (TMA) einge­führt.

Sie bestehen aus 3 Haupt­strängen:

1. für Arbeit­geber

Wenn Sie ein Arbeit­geber sind, müssen Sie damit beginnen, detail­liertere Infor­ma­tionen über die bezahlten Stunden Ihrer Mitar­beiter über die Real Time Infor­mation (RTI) PAYE-Berichter­stattung bereitzustellen.

Gemäß (RTI) müssen Arbeit­geber und Renten­ver­sicherungsträger der HMRC in Echtzeit in ihrem Full Payment Submission (FPS) die von ihnen vorgenommene Einkom­menss­teuer, Sozialver­sicherungs­beiträge (NICs) und andere Lohnabzüge melden. Dies bedeutet, wann oder bevor Sie Zahlungen an Ihre Mitar­beiter oder Rentner leisten.

Die Anzahl der Mitar­beit­er­stunden hängt davon ab, ob Ihr Mitar­beiter nach einem Stundensatz oder durch einen Vertrag bezahlt wird, der eine Stundenzahl festlegt. Es könnte auch eine Kombi­nation aus beidem sein.

Wenn Sie diese Infor­ma­tionen nicht haben, müssen Sie erklären, warum Sie sie nicht haben. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Änderung Ihnen als Arbeit­geber die Pflicht zur Berichter­stattung auferlegt.

2. Für Aktionäre

Wenn Sie Anteil­seigner eines inhab­erge­führten Unternehmens sind, müssen Sie die Höhe der Dividen­den­erträge, die Sie von Ihrem eigenen Unternehmen erhalten, getrennt von allen anderen Dividen­den­erträgen angeben, die Sie möglicher­weise aus anderen Aktien erhalten, die Sie besitzen.

Außerdem müssen Sie in Ihrer Selbstauskunft angeben, wie viel Prozent Sie an Ihrem eigenen Unternehmen halten.

HMRC fügt der Steuer­erk­lärung zur Selbstver­an­lagung neue Pflicht­fragen hinzu.

Es werden der Name und die einge­tragene Nummer des verbun­denen Unternehmens, der Wert der Dividenden, die Sie von diesem verbun­denen Unternehmen erhalten, sowie die Person mit der höchsten Beteiligung daran abgefragt.

Laut HMRC ist eine Close Company eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit fünf oder weniger „Teilnehmern“. Es könnte sich auch um eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung handeln, bei der alle „Teilnehmer“ auch Geschäfts­führer sind.

3. Für Selbst­ständige

Wenn Sie selbst­ständig sind, müssen Sie in Ihrer Selbstauskunft Angaben zu Beginn und Ende Ihrer selbständigen Tätigkeit machen. Im Moment sind diese Fragen nur freiwillig.

Warum führt die Regierung diese Änderungen ein?

Laut HMRC politisches ZielZiel ist es, „die Qualität der von der HMRC gesam­melten Daten zu verbessern, um bessere Ergeb­nisse für Steuerzahler und Unternehmen zu erzielen und die Compliance zu verbessern, was zu einem wider­stands­fähigeren Steuer­system führt.“

Das Ziel, so die Konsul­tation der Regierung zu diesen Änderungen, besteht darin, ihr dabei zu helfen, Verän­derungen auf dem Arbeits­markt zu verstehen.

Insbesondere möchten die Minister mehr über die Arbeit­szeiten des Personals und die freiwillige Teilzeitarbeit, die wir leisten, sowie über das, was es als „Unterbeschäf­tigung“ bezeichnet, erfahren.

Die Änderungen an den Aktionärsvere­in­barungen erfolgen, da die HMRC mehr Infor­ma­tionen wünscht, um sicherzustellen, dass Aktionäre in inhab­erge­führten Unternehmen die korrekten Steuern zahlen. Diese zusät­zlichen Infor­ma­tionen bieten auch eine bessere Entschei­dungs­grundlage für steuer­liche und staatliche Unter­stützungs­maß­nahmen.

HMRC geht davon aus, dass der zusät­zliche Arbeit­saufwand minimal sein wird, und argumen­tiert, dass sich die zusät­zlichen Daten, die HMRC sammeln wird, auf Bereiche beziehen werden, in denen Steuerzahler bereits über die Daten verfügen oder sie auf freiwilliger Basis über das Steuer­system bereit­stellen.“

Allerdings herrscht bei einigen wichtigen Berufsver­bänden Skepsis. Viele fragen sich bereits, warum diese Daten­er­fas­sungsän­derung einge­führt wird.

Sie fragen sich, ob es wichtig und nützlich genug ist, um die zusät­zliche Zeit zu recht­fer­tigen, die viele Menschen aufwenden müssen, um HMRC mit den zusät­zlich benötigten Daten zu versorgen.

Zum Thema geleistete Arbeitsstunden zum Beispiel: Sagt das Chartered Institute of Taxation:

„Wir sind uns nicht sicher, warum die HMRC diese Infor­ma­tionen sammelt und wofür sie sie verwenden werden … Wir sind weiterhin besorgt, dass die Erhebung dieser zusät­zlichen Daten und deren Bereit­stellung an die HMRC für einige Arbeit­geber einen erheblichen zusät­zlichen Verwal­tungsaufwand bedeuten wird. „Die Zahlen in der überar­beiteten Folgen­ab­schätzung des HMRC scheinen deutlich unter­schätzt zu sein.“

Als Arbeit­geber müssen Sie auf jede zusät­zliche Arbeits­be­lastung vorbereitet sein.

Lohn- und Gehaltsabrech­nungs- und HR-Software kann dabei helfen, Prozesse bei der Erfassung geleis­teter Arbeitsstunden zu automa­tisieren und zu beschle­u­nigen.

Dies kann Zeit und Geld sparen, da Sie und Ihre Teams über genaue und aktuelle Infor­ma­tionen verfügen. Es kann auch sicher­stellen, dass Sie automa­tisch die neuesten Vorschriften einhalten.

Der Verband der Steuerungsin­ge­nieure (ATT) ist auch besorgt über die neuen Verän­derungen im Bereich der Selbst­ständigkeit. „Es ist nicht immer einfach, den genauen Start­termin des Handels zu bestimmen“, heißt es.

Außerdem wird auf die Möglichkeit von Strafen für die unwissentliche oder verse­hentliche Angabe falscher Daten hingewiesen:

„…da die Mitteilung nun Pflicht ist, hoffen wir, dass es keine Strafe gibt (auch wenn eine solche vorge­sehen ist), wenn…entweder das ursprünglich gemeldete Datum in der Steuer­erk­lärung nach sorgfältiger Prüfung angegeben wurde oder wenn sich insgesamt keine Änderung der Steuer­be­lastung des Einzelnen ergibt.“ Die Haftung ergab sich aus der anfänglichen Annahme eines Datums, das sich dann als änderungs­bedürftig erwies.“

Auch hier kann eine Buchhal­tungssoftware, diesmal zur Unter­stützung der Selbst­ständigkeit, zunehmend nützlich sein. Sie können Rechnungen schnell und einfach versenden und das System kann nachver­folgen, welche Kunden bezahlt haben und wann das Geld auf Ihrem Konto eingeht.

Sie können es direkt mit allen Ihren Bankkonten verbinden, sodass Sie keine Zeit mit Tabel­lenkalku­la­tionen verschwenden müssen. Es erledigt sogar überfällige Rechnungen für Sie.

Sie können Rechnungen auch schnell und einfach bezahlen, indem Sie sie direkt in Ihr Buchhal­tungssystem hochladen. Sie können das Start- und Enddatum Ihrer selbständigen Tätigkeit leicht einsehen und diese in Ihrer Selbst­beurteilungserk­lärung an HMRC melden.

Das Endergebnis davon ist, dass Sie fast alle von der HMRC benötigten Zahlen und Details erstellen können, ohne manuelle Berech­nungen durch­führen und sich auf Tabel­lenkalku­la­tionen verlassen zu müssen.

Was bedeuten diese Änderungen für Arbeitgeber?

Als Arbeit­geber müssen Sie sich der Auswirkungen auf Ihre HR-Systeme und ‑Prozesse bewusst sein, die das Sammeln, Validieren und Melden der Daten zu zusät­zlich geleis­teten Arbeitsstunden hat, die jetzt von der HMRC gefordert werden.

Sie müssen überlegen, ob Sie in der Lage sind, diese Analyse durchzuführen und schnell, einfach und genau auf diese Infor­ma­tionen zuzugreifen.

Die Konsul­tation stellt einen expliziten Zusam­menhang zwischen dem Erhalt spezi­fischer Infor­ma­tionen der HMRC über die tatsächlich geleis­teten Arbeitsstunden Ihrer Mitar­beiter und der Durch­setzung des erhöhten nationalen Mindest­lohns (NMW) her.

„Maßnahmen, die die Durch­setzung des NMW gegen vorsät­zlich nicht konforme Arbeit­geber stärken, sind zu begrüßen“, hieß es Eloise Knapton, Leiterin der Arbeit­ge­ber­prämien­di­enste bei KPMG.

„Aber andern­falls könnten konforme Arbeit­geber ihr Risiko erhöhen, für eine risikobasierte NMW-Überprüfung ausgewählt zu werden (mit den damit verbun­denen Kosten in Form von Manage­mentzeit und poten­ziellem Reputa­tion­srisiko), wenn sie keine genauen Stunde­nangaben machen.

„Für konforme Arbeit­geber ist es daher wichtig, sicherzustellen, dass sie ihr NMW-Risiko­profil nicht unbeab­sichtigt erhöhen, indem sie ungenaue Infor­ma­tionen über die geleis­teten Arbeitsstunden bereit­stellen, wenn die neuen RTI-Meldepflichten einge­führt werden.“

Was bedeuten die Änderungen bei der HMRC-Datenerfassung für Lohn- und Gehaltsabrechnungsexperten?

Wie Arbeit­geber sollten auch Lohn- und Gehaltsabrech­nung­sex­perten sicher­stellen, dass ihre Prozesse und Software für den 6. April 2025 bereit sind. HMRC nennt derzeit dieses Datum für das Inkraft­treten der Änderungen, es wurde jedoch nicht offiziell bestätigt.

Abonnieren Sie den Sage Advice-Newsletter, um die neuesten Updates zu erhalten, einschließlich weiterer spezi­fischer Infor­ma­tionen zur HMRC-Daten­er­fassung.

Wenn Sie in der Lohn- und Gehaltsabrechnung tätig sind, müssen Sie jetzt mit Ihren Kunden sprechen, um sicherzustellen, dass sie über diese Änderungen informiert sind.

Auch als Lohnbuch­halter müssen Sie prüfen, ob Ihre Systeme auf dem neuesten Stand sind und diesen gestiegenen Anforderungen an relevante Daten gerecht werden.

Der Einsatz modernster Lohn- und Gehaltsabrech­nung­stech­nologie kann dazu beitragen, Systeme zu beschle­u­nigen, die Genauigkeit zu verbessern und Kosten zu senken.

Was diese Änderungen für selbständige Steuerzahler bedeuten

Nach Angaben der Regierung galten von Januar bis März 2024 4,25 Millionen Menschen als selbst­ständig. Viele von ihnen könnten von den Änderungen bei der HMRC-Daten­er­fassung betroffen sein.

Grund­sät­zlich müssen Sie das Start- und Enddatum Ihrer selbständigen Tätigkeit offen­legen. In der zusät­zlichen Selbstver­an­lagung zur Einkom­men­steuer­erk­lärung für Selbst­ständige wird voraus­sichtlich ein zusät­zliches Feld hinzugefügt.

Aufgrund dieser Änderungen und der Notwendigkeit, zusät­zliche Infor­ma­tionen bereitzustellen, müssen Sie möglicher­weise genauere Aufze­ich­nungen führen als zuvor. Die Änderungen treten möglicher­weise im April 2025 in Kraft.

Es lohnt sich, jetzt Maßnahmen zu ergreifen, diese Daten zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie sich über die Details im Klaren sind. Auch hier kann eine Buchhal­tungssoftware dazu beitragen, Zeit und Mühe zu sparen, sodass Sie sich auf Ihr Geschäft und die Bedürfnisse Ihrer Kunden konzen­trieren können.

Der Geset­zen­twurf sieht derzeit einen Start­termin im April 2025 vor. Dieser ist jedoch erst mit der endgültigen Fassung der geset­zlichen Regelung in Stein gemeißelt.

Sofern das Gesetz zu diesem Zeitpunkt in Kraft tritt, müssen Sie als Arbeit­geber ab dem 6. April 2025 mit der Erhebung und Übermit­tlung der erforder­lichen Infor­ma­tionen über die geleis­teten Arbeitsstunden beginnen.

Wenn Sie jedoch Selbst­ständiger oder Gesellschafter eines inhab­erge­führten Unternehmens sind, müssen Sie die zusät­zlichen Infor­ma­tionen erst bei der Abgabe Ihrer Steuer­erk­lärung zur Selbstver­an­lagung 2025/26 angeben. Diese ist erst am 31. Januar 2027 fällig.

Abschließende Gedanken zu Änderungen an der HMRC-Datenerfassung

Viele Details dieser Änderungen müssen noch final­isiert werden und die HMRC kann sie anpassen, sobald sie Rückmel­dungen von Berufsver­bänden und anderen inter­essierten Parteien erhält.

Obwohl das Gesetz verab­schiedet wurde, könnte die neue Labour-Regierung die geset­zlichen Bestim­mungen ändern, die die Einzel­heiten und den Beginn der Maßnahmen festlegen.

Es gibt sicherlich Bedenken bei vielen Klein­be­trieben und Selbst­ständigen, die mit der zunehmenden Bürokratie nicht zufrieden sein werden.

Zusät­zliche Zeit wird für manuelle Aufgaben aufgewendet, die nichts mit der Betreuung von Kunden oder dem Wachstum Ihres Unternehmens zu tun haben.

Wenn Sie den fachkundigen Rat Ihres Buchhalters oder Unternehmens­ber­aters einholen und lieber früher als später Maßnahmen ergreifen, kann dies bei der Umsetzung von Anpas­sungen viel bewirken.

Wenn Sie sicher­stellen, dass Ihre Unter­lagen auf dem neuesten Stand sind, und die neuesten Buchhal­tung­stech­nologien verwenden, können Sie diese Änderungen bewältigen, während Ihr Unternehmen floriert.