So vermeiden Sie häufige Fehler bei der Berechnung der Umsatzsteuer und halten die Vorschriften ein

Indirekte Steuern können beim ersten Mal am schwierigsten zu berechnen und korrekt einzure­ichen sein – insbesondere in Kombi­nation mit den „Making Tax Digital“ (MTD)-Vorschriften der HMRC für die digitale Aufze­ichnung und Berichter­stattung. Obwohl die MTD-Initiative darauf abzielt, die Mehrw­ert­s­teuer in der gesamten EU zu verein­fachen, hat sie zu zusät­zlicher Verwirrung über Steuer­sätze und Zahlungsverpflich­tungen sowie zu unter­schiedlichen spezi­fischen Anforderungen einzelner EU-Länder geführt. Es kann eine Heraus­forderung sein, zu bestimmen, wann und wie viel Steuern erhoben werden müssen und wann und wie diese Steuern zu melden sind. Das Verständnis der Grund­lagen der Mehrw­ert­s­teuer­ermit­tlung und ‑einhaltung kann Unternehmen dabei helfen, häufige Mehrw­ert­s­teuer­fehler und andere Fehler zu vermeiden – ganz zu schweigen von unnötigen Prüfungen oder Strafen.

Die Grundlagen der Umsatzsteuer-Compliance

Wie Umsatz- und Gebrauchss­teuern auch Mehrw­ert­s­teuern (MwSt.) sind ein Beispiel für das, was manche als indirekte Steuer bezeichnen – also eine Steuer, die vom Verkäufer erhoben wird, der dem Käufer die Steuer zum Zeitpunkt des Kaufs in Rechnung stellt und sie dann im Namen des Käufers an die Regierung zahlt oder überweist.

Mehrw­ert­s­teuer­ak­tiv­itäten werden typis­cher­weise in drei Bereiche unterteilt: Erfassung, Validierung und Berichter­stattung, die jeweils von der Digital­isierung betroffen sind:

• Aufze­ichnen: Erste Transak­tions­daten werden bei der Erfassung erfasst, sind zu diesem Zeitpunkt jedoch noch nicht von der Steuer­abteilung erfasst.

• Bestätigen: Durch die Validierungsphase wird sichergestellt, dass nur steuerkon­forme Daten in die Steuer­erk­lärung aufgenommen werden. Sobald dies abgeschlossen ist, wird der Steuer­abteilung ein Fazit­bericht vorgelegt.

• Bericht: Aufgrund immer knapper werdender Zeitrahmen benötigen Unternehmen in der Melde­phase Unter­stützung durch die Steuertech­nologie. An diesem Punkt wird die Automa­tisierung für bestimmte Aufgaben von entschei­dender Bedeutung, beispiel­sweise für die ERP-Zuordnung von Steuer­codes zu Kredi­toren- und Debitoren­buch­hal­tungs­doku­menten sowie für Echtzeit­berichte.

Beispiel­sweise beträgt der aktuelle Mehrw­ert­s­teuersatz für die meisten Einkäufe im Vereinigten Königreich 20 %, für bestimmte Produkte, darunter Energies­par­maß­nahmen und Kinder­autositze, wird jedoch ein ermäßigter Satz von 5 % erhoben. Zu den weiteren Ausnahmen gehört ein Nullsatz auf die meisten Lebens­mittel, Bücher, Zeitungen und Kinderkleidung. Obwohl keine Mehrw­ert­s­teuer erhoben wird, müssen Verkäufe von Waren und Dienstleis­tungen mit Nullsatz dennoch erfasst und in der Umsatzs­teuer­erk­lärung eines Unternehmens ausgewiesen werden. Zu den von der Mehrw­ert­s­teuer befreiten Transak­tionen gehören Brief­marken sowie Finanz- und Immobilien­transak­tionen.

Bei der Mehrw­ert­s­teuer ist der Verkäufer dafür verant­wortlich, die Steuer einzuziehen und an die zuständige Steuer­be­hörde abzuführen. Im Rahmen der MTD-Vorschriften müssen Berichter­stattung, Aufze­ich­nungen und Kommu­nikation mit den Steuer­be­hörden digital­isiert werden.

Häufig gemachte Fehler

Der häufigste Fehler, den Unternehmen bei der Ermit­tlung und Einhaltung der Mehrw­ert­s­teuer machen, ist die Zurück­haltung, insbesondere bei kleineren Unternehmen, ihre beste­henden, vertrauten Ansätze und veral­teten Technologien zu ändern. Dies kann darauf zurück­zuführen sein, dass die Systeme nicht automa­tisch mit den sich häufig weiter­en­twick­elnden Vorschriften Schritt halten, es an Steuerken­nt­nissen mangelt oder Bedenken hinsichtlich der Kosten und des Aufwands bestehen, die mit der Umstellung auf ein digitales Modell verbunden sind.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die mangel­hafte Führung von Aufze­ich­nungen und das Fehlen eines Prüfpfads (z. B. fehlende Belege und andere vertretbare Daten). Dies ist eines der Probleme, die MTD lindern möchte. Gerade in der Übergangsphase wird es Unternehmen geben, die wegen fehlender einheitlicher und trans­par­enter Rechnungslegung bestraft werden.

Wenn Sie ein Unternehmen sind, das in mehreren Ländern tätig ist, wissen Sie, wie schwierig es sein kann, über die Steuer­vorschriften jedes Landes auf dem Laufenden zu bleiben. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem es zu Problemen führen kann, wenn man nicht über Änderungen der Steuerge­setze und ‑vorschriften, insbesondere der globalen Steuerge­setze, auf dem Laufenden bleibt.

Führen Sie Aufzeichnungen und bleiben Sie auf dem Laufenden

Das Führen von Aufze­ich­nungen ist einer der wichtigsten Aspekte der MTD-Compliance – und Fehler können kostspielige Strafen nach sich ziehen. Alle Kredi­toren- und Debitoren­daten müssen in elektro­n­ischer Form gespe­ichert werden, ideal­er­weise unter Verwendung funktion­skom­pat­ibler Technologie – mit anderen Worten einer Technologie, die Aufze­ich­nungen speichern, die erforder­lichen Berech­nungen durch­führen und die Infor­ma­tionen über deren API direkt an HMRC übermitteln kann.

Wenn beim britischen Steuer­recht eines sicher ist, dann ist es, dass es nicht lange gleich bleiben wird. Wie kann ein Unternehmen also über die neuesten Entwick­lungen bei den Mehrw­ert­s­teuer­vorschriften auf dem Laufenden bleiben? Eine Möglichkeit besteht darin, dass HMRC regelmäßig aktual­isierte Infor­ma­tionen unter www.gov.uk/guidance/help-and-support-for-vat bereit­stellt, einschließlich E‑Mail-Updates, Videos, Webinare und mehr, um Ihnen bei der Navigation zu den Änderungen der Mehrw­ert­s­teuer zu helfen und MTD-Berichter­stattung.

Überlassen Sie der Software die harte Arbeit, Ihre Umsatzsteuerermittlungs- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen

Obwohl sich viele kleine Unternehmen für eine Notlösung entsch­ieden haben, um ihren Bericht­san­forderungen gerecht zu werden, kann dies nie mehr als eine vorüberge­hende Lösung sein. Eine umfassende Software­plat­tform erfüllt nicht nur alle Anforderungen der MTD-Initiative des HMRC, sondern kann auch langfristig Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die Umsatzs­teuer­erk­lärung fehler­sicher machen. Eine Lösung wie die cloud­native ONESOURCE-Software-Suite von Thomson-Reuters kann Ihre Bestimmung und Einhaltung automa­tisieren und so einige der kompliziertesten und langwierigsten Teile des MTD-Prozesses eliminieren.

Wenn Sie sich für eine umfassende globale Lösung zur effizienten und konsis­tenten Berechnung und Erfassung Ihrer indirekten Steuer­schuld entscheiden, einschließlich der Ermit­tlung der Umsatzs­teuer­ermit­tlung, müssen Sie die Größe und den Umfang der Software bestimmen, die Sie für die Größe und den Umfang Ihrer Umsatzs­teuer­ak­tiv­itäten benötigen. Diese Lösungen ermöglichen die geschäft­skri­tische Steuer­ermit­tlung und ‑berechnung für alle Transak­tionen und nutzen aktuelle Steuer­in­halte für ein Höchstmaß an Genauigkeit – von der Transaktion bis zur Überweisung.

Darüber hinaus kann eine Plattform wie die von ONESOURCE Solutions für globale Unternehmen auch dazu beitragen, die Compliance-Berichter­stattung nicht nur für die Mehrw­ert­s­teuer, sondern auch für die GST und andere inter­na­tionale Steuer­erk­lärungen und geset­zliche Abgaben zu automa­tisieren.

Zusammenfassung

Obwohl die Ermit­tlung, Berechnung und Meldung der Mehrw­ert­s­teuer komplex erscheinen mag, gibt es eine Reihe einfacher Schritte, die Sie befolgen können, um Fehlmel­dungen und die damit verbun­denen Strafen zu vermeiden. Mit einer robusten, umfassenden Steuer­plat­tform, die den Großteil des Prozesses automa­tisiert, können Unternehmen ihre indirekten Steuerangele­gen­heiten einfacher und ohne den mit manueller Berichter­stattung verbun­denen Stress verwalten.