Warum ist es jetzt an der Zeit, Ihre Finanz-IT-Migration in Angriff zu nehmen?

Die Verwaltung der Finanzen Ihres Unternehmens ist schon schwierig genug, aber der Einsatz veral­teter Finanz-IT-Systeme macht die Sache noch schwieriger. Aber woher wissen Sie, wann es an der Zeit ist, Ihre alte Software aufzugeben und eine IT-Migration in Angriff zu nehmen?

In diesem Artikel behandeln wir alles, was Sie wissen müssen, wenn Sie eine finanzielle IT-Migration abwägen, von den Vor- und Nachteilen der Beibehaltung Ihres Altsystems bis hin zur Verwaltung von Änderungen, wenn es Zeit für ein Upgrade ist.

Stellen Sie den Status quo der Finanz-IT-Systeme in Frage

Wenn Sie schon seit einiger Zeit ein IT-System zur Verwaltung Ihrer Geschäfts­fi­nanzen verwenden, kann es als eine Menge Arbeit erscheinen, eine Änderung vorzunehmen, die mit den Risiken und poten­ziellen Vorteilen eines Upgrades in Einklang gebracht werden muss.

Die Realität sieht jedoch so aus, dass Sie, ohne es zu merken, sich selbst und Ihr Unternehmen beein­trächtigen könnten, wenn Sie weiterhin ein System verwenden, dem Sie entwachsen sind.

Die Technologie entwickelt sich rasant weiter und mit dem Aufkommen von KI und maschinellem Lernen sind moderne Finanz-IT-Systeme intel­li­genter und leistungs­fähiger als je zuvor.

Einem System, das vor einigen Jahren noch das Richtige für Sie war, fehlen heute möglicher­weise Features und Funktionen, die Ihnen und Ihren Kollegen die tägliche Arbeit erheblich erleichtern könnten.

Die Durch­führung einer systemüber­greifenden IT-Migration ist nie so einfach wie das Umlegen eines Schalters. Sie müssen Zeit und Ressourcen in den Prozess investieren, Daten bereinigen und migrieren, in andere Tools integrieren und Mitar­beiter umschulen.

Doch damit Unternehmen auf dem schnel­llebigen Markt von heute produktiv und wettbe­werb­s­fähig bleiben, ist es wichtig, die poten­ziellen Vorteile und den ROI zu bewerten, die durch die Imple­men­tierung einer neuen Plattform erzielt werden können.

Woher wissen Sie, dass es Zeit für Veränderung ist?

Sie verstehen die Vorteile der Migration auf ein neues Finanz-IT-System, aber woher wissen Sie, ob der richtige Zeitpunkt für die Umstellung gekommen ist? Wenn Sie glauben, dass Ihre Finanz­software Sie zurückhält, gibt es Anzeichen, auf die Sie achten können. Finden Sie heraus, ob Sie bereit sind, eine neue IT-Migration zu starten.

1. Ihr Finanzsystem bremst Sie aus

Regelmäßige Ausfälle und langsame Verar­beitungs­geschwindigkeiten wirken sich negativ auf Ihre Produk­tivität aus, hindern Sie daran, Dinge zu erledigen, zwingen Sie dazu, Zeit mit der Fehler­be­hebung zu verbringen, und führen zu einer frustri­erenden Benutzer­erfahrung. Außerdem müssen Sie dieselben grundle­genden Aufgaben immer wieder manuell ausführen.

2. Die Wartungs- und Support­kosten sind hoch

Ihre Ausgaben für Wartung und Support Ihrer veral­teten Technik steigen immer weiter und häufige Repara­turen deuten darauf hin, dass das System zu einer finanziellen Belastung wird.

3. In den Bereichen Sicherheit und Compliance kam es zu Beina­he­un­fällen

Die Unfähigkeit Ihres Systems, mit den aktuellen Cyber­sicher­heits­bedro­hungen und behördlichen Anforderungen Schritt zu halten, setzt das Unternehmen erheblichen Risiken aus – möglicher­weise haben Sie bereits einen Cyberan­griff oder eine Daten­schutzver­letzung erlebt.

4. Es fällt Ihnen schwer, Ihr System mit anderen zusam­me­nar­beiten zu lassen

Sie standen vor der Heraus­forderung, das alte Finanzsystem mit anderen Anwen­dungen zu integrieren, sodass sie nicht auf die benötigten Daten zugreifen konnten und Daten­lücken mit geringer Trans­parenz entstanden. Ihre Teams verlassen sich möglicher­weise zu stark auf ineffiziente Daten­spe­icher­methoden wie Tabel­lenkalku­la­tionen, was zu stunden- oder sogar tagelanger zusät­zlicher Arbeit führt, um diese Daten in nützlichen Berichten zu konso­li­dieren.

5. Sie können keine Änderungen vornehmen, um Geschäft­san­forderungen zu erfüllen

Ihr unflex­ibles Finanzsystem bedeutet, dass Sie sich nicht skalieren oder an verän­derte Geschäft­san­forderungen anpassen können, wie beispiel­sweise die Erleichterung von Remote-Arbeit, die Entwicklung eines neuen Berichts- oder Dashboard-Typs oder die Änderung der Art und Weise, wie Sie Ausgaben verar­beiten.

Warum auf ein neues Finanz-IT-System migrieren?

Es gibt verschiedene Gründe, warum jetzt ein guter Zeitpunkt für die Migration auf eine neue Finanz­software ist. Der Haupt­grund für viele dieser Gründe ist jedoch der enorme Wandel, den wir in den letzten Jahren erlebt haben.

Die Technologie hat sich verändert. Die Art und Weise, wie wir Daten nutzen, um Entschei­dungen zu treffen, hat sich verändert. Auch das Verhalten und die Erwartungen der Kunden haben sich verändert.

Um mit diesen Verän­derungen Schritt zu halten, benötigen Unternehmen Software, die ihnen hilft, mehr zu leisten und gleichzeitig Skalier­barkeit, Sicherheit und Kosten­ef­fizienz bietet.

Hier sind nur einige Gründe, warum die heute angebotenen modernen Finanz­soft­ware­plat­tformen Ihnen dabei helfen können, bessere Ergeb­nisse und einen höheren ROI zu erzielen – und warum jetzt der richtige Zeitpunkt für die Migration Ihrer Finanz-IT ist.

Fortschrittliche Technologie

Entwick­lungen wie Cloud Computing, KI und maschinelles Lernen sowie Robotic Process Automation (RPA) bringen enorme Vorteile für moderne Finanz­soft­waresysteme und helfen Ihnen, schnellere und intel­li­gentere Entschei­dungen zu treffen, sich wieder­holende Aufgaben zu automa­tisieren und flexi­blere, skalier­barere und kostengün­stigere Vorteile zu nutzen ‑effektive Infra­struktur.

Verbesserte Sicherheit und Compliance

Moderne Finanzsysteme verfügen über fortschrit­tliche Cyber­sicher­heits­funk­tionen wie Multi-Faktor-Authen­tifizierung, Verschlüs­selung und Bedro­hungs- oder Ausreißer­erkennung in Echtzeit, um Ihr Unternehmen vor immer häufigeren und raffinierteren Cyberan­griffen zu schützen.

Heutige Systeme sind außerdem darauf ausgelegt, Sie mit Funktionen wie automa­tisierter Compliance-Überwachung und Berichter­stellung dabei zu unter­stützen, mit den sich weiter­en­twick­elnden Daten- und Daten­schutzbes­tim­mungen Schritt zu halten.

Höhere Kosteneffizienz

Moderne Finanz-IT-Lösungen sind in der Regel Cloud-nativ und basieren auf einem Software-as-a-Service (SaaS)-Modell, wodurch Wartungs- und Servicekosten sowie Anschaf­fungskosten reduziert werden. Darüber hinaus werden durch Automa­tisierung und intel­li­gentere Arbeitsabläufe Zeit und Ressourcen freige­setzt, die für Routineauf­gaben benötigt werden. Dadurch sparen Sie Zeit und Geld – und können sich letztendlich auf die Wertschöpfung konzen­trieren.

Skalierbarkeit und Flexibilität

Der Cloud-basierte Charakter dieser neuen Finanzsysteme bedeutet, dass sie problemlos an das Geschäftswachstum und sich ändernde Marktan­forderungen angepasst werden können. Dadurch sind sie auch flexibler und lassen sich leichter in andere Unternehmensver­wal­tungssysteme wie ERP- oder CRM-Software integrieren.

Dadurch erhalten Ihre Finan­zleiter ein umfassenderes Bild des Unternehmens und tragen zur Verbesserung der unternehmensweiten Abläufe bei.

Bessere Benutzererfahrung

Neuere Finanzsysteme sind so konzipiert, dass sie zugänglich sind und über benutzer­fre­undliche Schnittstellen und Funktionen verfügen, die Ihnen, Ihrem Team und Ihren Kollegen die Nutzung erleichtern. Einige Lösungen umfassen auch IT-Migra­tions- und Schulung­sun­ter­stützung sowie Bildungsres­sourcen.

Viele lassen sich auch auf Mobil­geräten nutzen, sodass Sie Ihre Aufgaben auch unterwegs erledigen können, egal wo Sie sind.

Datengesteuerte Entscheidungsfindung

Gewinnen Sie tiefere Einblicke und treffen Sie fundiertere strate­gische Entschei­dungen dank der fortschrit­tlichen Analyse- und Echtzeit-Berichts­funk­tionen, die in moderne Finanzsysteme integriert sind. Das bedeutet, dass Sie genauere Prognosen erstellen, intel­li­gentere langfristige Pläne erstellen und sich schneller anpassen können, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

Wettbewerbsvorteil

Unternehmen mit neueren Finanz-IT-Systemen verfügen über mehr Tools, die ihnen helfen, Innova­tionen voranzutreiben und effek­tiver auf Marktverän­derungen zu reagieren. Diese moderne Technologie hilft Unternehmen auch dabei, die modernen Kunden­er­wartungen nach schnellem Service, Trans­parenz und person­al­isierten Erleb­nissen zu erfüllen.

Notfallwiederherstellung und Geschäftskontinuität

In den letzten Jahren haben Sie vielleicht aus erster Hand gesehen, wie wichtig die gegen­seitige Abhängigkeit von Unternehmen ist. Moderne Finanzsysteme bieten erweiterte Disaster-Recovery-Optionen und Business-Conti­nuity-Pläne und minimieren so das Risiko von Ausfal­lzeiten und Unter­brechungen.

Und mit cloud­basierten Lösungen erhalten Sie regelmäßige und automa­tisierte Daten­sicherungen und sind so besser vor Daten­verlust geschützt.

Die Vor- und Nachteile des Festhaltens an veralteten IT-Systemen

Sie sind sich immer noch nicht sicher, ob Sie auf ein neues Finanz-IT-System migrieren möchten? Werfen wir einen Blick auf einige Vor- und Nachteile der weiteren Verwendung Ihrer alten Software.

Verwendung eines veralteten Finanz-IT-Systems: Die Vorteile

Vertrautheit und Stabilität

Ihre Mitar­beiter sind bereits mit dem System vertraut und benötigen nur minimale laufende Schulungen. Und auch wenn Ihr altes Finanzsystem möglicher­weise nicht auf dem neuesten Stand ist, ist es wahrscheinlich stabil und einiger­maßen zuver­lässig.

Kostenüberlegungen

Indem Sie Ihr Altsystem weiterhin nutzen, vermeiden Sie poten­zielle Kosten, die mit der Migration auf ein neues System verbunden sind, wie z. B. den Kauf von Lizenzen, Imple­men­tierung­sun­ter­stützung und Schulungskosten.

Anpassungen

Ihr Altsystem wurde möglicher­weise im Laufe der Jahre an die sich ändernden finanziellen Anforderungen und Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens angepasst und verfügt möglicher­weise über tief integrierte Prozesse, die möglicher­weise ohne Unter­brechung Ihrer Abläufe repliziert werden können oder nicht.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Wenn Ihr altes Finanzsystem schon lange im Einsatz ist, verfügen Sie wahrscheinlich bereits über Compliance-Prozesse und Melde­mech­a­nismen, die Ihr Risiko von Compliance-Verstößen kontinuierlich reduziert haben.

Das Ergebnis ist, dass Sie bei einem veral­teten Finanz-IT-System Ihre Grenzen kennen und wahrscheinlich bereits Gegen­maß­nahmen ergriffen haben. Aber ist es wirklich die effizien­teste und kostengün­stigste Möglichkeit, in einer sich zu schnell verän­dernden Zukunft weiterzu­machen?

Nutzung eines alten IT-Systems: Die Nachteile

Unnötige Kosten

Der Einsatz veral­teter Finanz-IT-Systeme kann zu vielen unnötigen Kosten führen. Fachwissen über veraltete Hardware oder Systeme, die beispiel­sweise für Wartung und Support benötigt werden, kann kostspielig sein.

Nicht gepatchte Schwach­stellen oder unzure­ichende Sicher­heits­funk­tionen in Altsys­temen können zu kostspieligen Daten­schutzver­let­zungen und Bußgeldern bei Nichtein­haltung führen. Betriebliche Ineffizienzen können zu Engpässen führen und sich auf die Produk­tivität und den poten­ziellen ROI auswirken.

Durch eine schlechte und langsame Integration mit moderneren Anwen­dungen entstehen Daten­silos, die möglicher­weise teure Proble­mumge­hungen oder manuelle Daten­ver­ar­beitung erfordern.

Diese Kosten summieren sich und können am Ende leicht die Einsparungen übersteigen, die Sie durch den Verzicht auf ein System-Upgrade erzielen könnten.

Sicherheits- und Compliance-Risiken

Technolo­giean­bieter reduzieren häufig den Support für Legacy-Systeme oder stellen ihn sogar ganz ein. Dadurch wird es schwieriger, notwendige Updates, Patches oder Support zu erhalten, wenn etwas nicht so funktioniert, wie es sollte.

Ältere Systeme haben möglicher­weise Schwierigkeiten, sich an neue Vorschriften und Gesetze anzupassen, wodurch das Risiko steigt, dass Ihr Unternehmen nicht in der Lage ist, die erforder­lichen Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Wenn Ihre Software nicht vollständig unter­stützt wird, sind Sie vor allem Cyberan­griffen und Daten­schutzver­let­zungen ausge­setzt, die speziell auf solche Schwach­stellen abzielen.

Integrationsprobleme

Inter­op­er­abilität ist der Schlüssel zu einem vollständigen Bild Ihres Unternehmens und seiner Finanzen. Allerdings weisen veraltete Finanzsysteme häufig eine schlechte Inter­op­er­abilität mit modernen Anwen­dungen und modernster Technologie auf, was zu hochen­twick­elten Daten­silos führt, in denen Infor­ma­tionen aus dem gesamten Unternehmen nicht konso­li­diert werden können.

Diese Behin­derung des Daten­flusses verhindert auch, dass Sie auf erweiterte Analysen und Echtzeit­berichte zugreifen können.

Innovation und Wettbewerbsfähigkeit

Älteren Systemen mangelt es in der Regel an neueren Funktionen wie KI, maschinellem Lernen und erweit­erten Analysen, die alle wichtige Geschäft­sein­blicke und Effizien­zsteigerungen liefern können. Dies verschafft Ihnen einen Wettbe­werb­snachteil und läuft Gefahr, hinter Konkur­renten zurück­z­u­fallen, die diese Technologien nutzen, um schnellere und fundiertere Entschei­dungen zu treffen.

Verwalten Sie die Änderungen, die mit der IT-Migration einhergehen

Eine der größten Heraus­forderungen bei der Migration auf ein neues Finanz-IT-System ist nicht die Datenüber­tragung oder ‑konfig­u­ration; Es geht darum, mit der Verän­derung umzugehen, die damit einhergeht. Der Wandel ist heute wirklich die einzige Konstante für Unternehmen, aber es kann immer noch schwierig sein, ihn zu bewältigen.

Störungen des Tages­geschäfts können sich auf die Produk­tivität und Service­bere­it­stellung auswirken und zu interner und externer Frustration führen. Migration erfordert häufig finanzielle Investi­tionen und die Bereit­stellung von Ressourcen, wodurch der Fokus von anderen Bereichen abgelenkt werden kann.

Mitar­beiter, die an ein Altsystem gewöhnt sind, zögern möglicher­weise mit der Migration, weil sie sich über die Funktionen der neuen Plattform nicht sicher sind oder Angst vor dem Erlernen neuer Fähigkeiten haben. Mit der Zeit gewöhnen sich Menschen daran, Dinge auf eine bestimmte Art und Weise zu erledigen, auch wenn diese Methoden oder Werkzeuge nicht die effizien­testen sind.

Und vielleicht am aller­meisten birgt eine Änderung das Risiko des Scheiterns, da technische Probleme, Daten­verlust oder eine erfol­glose Imple­men­tierung zu einer natür­lichen Vorsicht bei Migra­tionspro­jekten führen können.

Dennoch gibt es viele Dinge, die Sie tun können, um Verän­derungen erfol­greich zu bewältigen, und eine frühzeitige gründliche Vorbere­itung Ihrer Organ­i­sation kann den Übergang erleichtern.

Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass Ihre Finanz-IT-Migration reibungslos verläuft:

1. Beziehen Sie die Menschen frühzeitig ein: Binden Sie sowohl die wichtigsten Stake­holder als auch alle Personen ein, die das neue System in den frühen Phasen des IT-Migra­tionspro­jekts nutzen werden, und sammeln Sie Feedback zu ihren Bedürfnissen und Bedenken. Dies hilft ihnen, sich am Entschei­dung­sprozess zu beteiligen, baut Unter­stützung auf, indem ein Gefühl der Eigen­ver­ant­wortung entsteht, und verringert den Wider­stand, wenn das System endlich in Betrieb geht.

2. Planen Sie alles: Erstellen Sie einen detail­lierten finanziellen IT-Migra­tionsplan, der Zeitpläne, Ressourcenzuweisung, Risiko­man­age­mentstrategien und Notfallpläne umfasst, damit Sie poten­ziellen Heraus­forderungen immer einen Schritt voraus sind und diese effek­tiver bewältigen können. Je mehr Sie die negativen Auswirkungen der Softwarem­i­gration abmildern können, bevor sie stattfindet, desto mehr Menschen werden sie annehmen.

3. Den Kontakt halten: Sorgen Sie während des gesamten IT-Migra­tionsprozesses für eine konsis­tente, offene und trans­parente Kommu­nikation. Wenn Sie die Benutzer über die Gründe für die Änderung, die Vorteile, die sie genießen, und die Auswirkungen auf ihre Rollen auf dem Laufenden halten, können viele ihrer Bedenken gemildert werden. Damit es keine Überraschungen gibt, sollten Sie regelmäßig über den Stand des Projekts informiert werden.

4. Bauen Sie Benutzerver­trauen auf: Sie müssen eine gründliche Schulung und kontinuier­liche Unter­stützung bieten, um die Mitar­beiter bei der Anpassung an das neue Finanzsystem zu unter­stützen. Hochw­ertige Schulungen, die sich an den Bedürfnissen der Nutzer orien­tieren und auf ihre individu­ellen Fähigkeiten zugeschnitten sind, reduzieren Ängste, steigern das Selbstver­trauen und fördern die Akzeptanz.

5. Gehen Sie langsam und gleich­mäßig: Moderne Finanz-IT-Systeme können umfan­greich und komplex sein. Daher ist es oft sinnvoll, ein neues System phasen­weise einzuführen, wobei man sich zunächst auf weniger kritische Module konzen­triert oder es zunächst in kleinen Teilen der Organ­i­sation einführt. Dieser phasen­weise (oder Pilot-)Ansatz für die Migration ermöglicht es Ihnen, vor der vollständigen Imple­men­tierung Fehler zu beheben und Anpas­sungen vorzunehmen.

Letzte Gedanken

Unabhängig davon, wie gut sie Ihnen in der Vergan­genheit gedient haben, ist es eine unauswe­ich­liche Wahrheit, dass viele veraltete Finanz-IT-Systeme nicht mehr für den Einsatz in modernen Unternehmen geeignet sind.

Die Technologie schreitet ständig voran und bietet neue Möglichkeiten. Je länger Sie am Status quo festhalten, desto weiter wird Ihr Unternehmen zurück­fallen.

Wenn Sie Ihr System auf eine moderne, funktion­sreiche Lösung wie Sage Intacct aktual­isieren, können Sie durch Automa­tisierung Zeit sparen, mit erweit­erten Analysen schnellere und fundiertere Entschei­dungen treffen und einen höheren ROI erzielen.

Es trägt außerdem dazu bei, die Mitar­beiter von der unnötigen Last der manuellen Dateneingabe zu befreien und ihnen Zeit für strate­gische Entschei­dungen zu verschaffen, was als zusät­zlichen Bonus zu einer besseren Work-Life-Balance führt.

Auch wenn die Migration auf ein neues System wie ein großes Unter­fangen erscheinen mag, werden diejenigen, die den Wechsel vornehmen, nicht nur heute, sondern auch in Zukunft davon profi­tieren.