Lob für die Lohn- und Gehaltsabrechnung: Wir feiern die nationale Lohn- und Gehaltsabrechnungswoche

Lohn- und Gehaltsabrech­nung­sex­perten sind die heimlichen Helden vieler Unternehmen. Dennoch spielen sie eine entschei­dende Rolle dabei, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Steuer- und Beschäf­ti­gungsvorschriften einhält – und dass Ihr Cashflow effektiv verwaltet wird. Es sei daran erinnert, dass in den meisten Unternehmen die Gehälter der Mitar­beiter zwischen 15 und 30 % der Ausgaben ausmachen.

Auch Ihr Gehaltsabrech­nung­steam spielt eine wichtige Rolle bei der Steigerung der Produk­tivität, Loyalität und des Engage­ments Ihrer Mitar­beiter.

Sind Sie sicher, dass Sie Ihren Lohn- und Gehaltsabrech­nung­steams genügend Aufmerk­samkeit schenken und dass sie umfassend unter­stützt werden, um Ihrem Unternehmen den größt­möglichen Mehrwert zu bieten, den sie haben sollten?

Nationale Gehaltsabrech­nungswoche 2024Die Veranstaltung findet vom 2. bis 6. September statt und zielt darauf ab, die entschei­dende Rolle anzuerkennen und zu feiern, die Lohn- und Gehaltsabrech­nungs­fach­leute in jedem Unternehmen spielen, insbesondere wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Mitar­beiter den richtigen Betrag zur richtigen Zeit erhalten.

Die National Payroll Week wird von der organ­isiert Chartered Institute of Payroll Profes­sionals (CIPP), der Berufsverband für Lohn- und Renten­fach­leute im Vereinigten Königreich. Mit fast 10.000 Mitgliedern und über 15.000 Fachleuten mit CIPP-anerkannten Quali­fika­tionen im Vereinigten Königreich zielt die Organ­i­sation darauf ab, das Profil von Lohn- und Gehaltsabrech­nungs­fach­leuten innerhalb von Organ­i­sa­tionen zu schärfen und sicherzustellen, dass Führungskräfte ihre Fähigkeiten und Beiträge wertschätzen.

So erstellen Sie eine effektive Gehaltsabrechnungsfunktion

Um sicherzustellen, dass Ihre Gehaltsabrechnung effektiv ist, ist es wichtig, dass sich jeder in der Abteilung seiner Verant­wortung bewusst ist und umfassend geschult und unter­stützt wird. Wissen Sie beispiel­sweise, wer konkret für Themen wie Daten­er­fassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Überstunden- und Bonuszahlungen, Steuer­vorschriften sowie Urlaubs- und Elternzei­tansprüche zuständig ist?

Da sich die Technologie weiter­en­twickelt und sich die Vorschriften zu Löhnen, Steuern und Renten­beiträgen häufig ändern, ist es wichtig, Rollen, Verant­wortlichkeiten und Stellenbeschrei­bungen zu überprüfen und zu aktual­isieren.

Sie müssen außerdem sicher­stellen, dass Ihre Lohnbuch­hal­tung­steams regelmäßig geschult und beruflich weiter­en­twickelt werden. Die nochmal CIPP kann hier helfen mit CPD-Ressourcen (Continuing Profes­sional Devel­opment), um sicherzustellen, dass Ihre Gehaltsabrech­nung­steams kontinuierlich neue Fähigkeiten und Techniken erlernen, um an Selbstver­trauen und Kompetenz zu wachsen.

Ein Fehler, den viele Arbeit­geber machen, ist die Aufteilung ihrer Lohn- und Gehaltsabrech­nungs­funk­tionen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wirkt sich jedoch auf viele verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens und des Arbeit­slebens Ihrer Mitar­beiter aus. Das bedeutet, dass Sie einen strate­gischen, ganzheitlichen Ansatz verfolgen müssen.

Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, es in Ihre HR-Funktion zu integrieren. Durch die Synchro­nisierung der beiden Systeme und ihrer Daten­banken kann eine wieder­holte Dateneingabe vermieden werden, wodurch Zeit, Aufwand und Fehler­möglichkeiten reduziert werden. Persön­liche Daten, Anwesenheit, Gehälter, Schichten, Überstunden, Urlaub­sansprüche, Altersvor­sorge, Sozialleis­tungen und Elternzeit sind alle an einem Ort.

Wie Technologie die Gehaltsabrechnung verbessern kann

Digitale Gehaltsabrech­nungen ersetzen herkömm­liche Gehaltsabrech­nungen in Papierform. Laut dem 2023 Payslip Statistics Survey Report von CIPP nutzen 84 % der Befragten eine Self-Service-Plattform, um Mitar­beitern sofor­tigen Zugriff auf Gehaltsabrech­nungsin­for­ma­tionen zu ermöglichen.

Die digitale Lohn- und Gehaltsabrech­nung­stech­nologie kann die Bezahlung und Besteuerung Ihrer Mitar­beiter schneller, effizienter und genauer machen. Darüber hinaus gewinnen Lohn- und Gehaltsabrech­nung­sex­perten Zeit für Gespräche mit Ihren Teams. „Das System übernimmt die manuelle, sich wieder­holende Arbeit, sodass ich mit jemandem chatten kann, der sich Sorgen um seinen Mutter­schaft­surlaub macht oder Rat zu einer Gehalt­skürzung oder seinen Renten­regelungen benötigt“, sagt ein Lohnbuch­halter.

Digitale Technologie ist für die Aufze­ich­nungs­führung unerlässlich, da sie eine detail­lierte und genaue Papierspur liefert. Durch die Pflege genauer und aktueller Daten über die Gehalts­be­standteile und Steuer­abzüge Ihrer Mitar­beiter bleiben Sie konform und auf Fragen von HMRC und Wirtschaft­sprüfern vorbereitet.

Der Einsatz von Cloud-Computing-Technologie für die Gehaltsabrechnung, anstatt die gesamte Software „vor Ort“ in Ihrem Büro zu haben, kann dazu beitragen, die Technolo­giekosten zu senken und Ihre Systeme agiler zu machen.

Dies bedeutet, dass Sie schnell und einfach mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren und nahtlos auf die neuesten Versionen Ihrer Betrieb­ssysteme aktual­isieren können.

Die Cloud macht es Ihren Gehaltsabrech­nung­steams außerdem einfacher und sicherer, von zu Hause aus oder wo auch immer es ihnen passt, zu arbeiten.

„Sage ermöglicht uns eine schnelle und einfache Gehaltsabrechnung und Buchhaltung. Das ist uns sehr wichtig, da wir ein kleiner Familien­be­trieb sind und ständig von einer Sache zur nächsten hetzen. Deshalb brauchen wir ein schnelles und einfaches Tool für die Buchhaltung und Lohnabrechnung. Sage-Konten haben uns immer geholfen, aber ich erinnere mich, als wir die alte HMRC-Gehaltsabrechnung verwen­deten und der Wechsel zur Sage-Gehaltsabrechnung so viel Zeit und Mühe sparte, dass es unglaublich war! „

Michael Fyfe, Gordon’s Bodyshop Ltd

Künstliche Intel­ligenz (KI) wird zunehmend einge­setzt, um einfache Fragen zur Gehaltsabrechnung von Mitar­beitern über Chatbots und virtuelle Agenten zu beant­worten. Es kann auch Anomalien identi­fizieren, um mögliche Fehler und sogar Betrug aufzudecken.

Laut einer neuen PAYE-Studie wurde ein Viertel aller PAYE-Mitar­beiter mindestens einmal falsch bezahlt Global Payroll Associ­ation (GPA). Die Umfrage unter 4.248 britischen Mitar­beitern, die derzeit über PAYE bezahlt werden, ergab, dass Mitar­beiter, die Fehler machten, in 78 % der Fälle unter­bezahlt wurden, während sie in fast einem Fünftel (19 %) überbezahlt waren.

Achten Sie auf Betrug in Ihrer Gehaltsabrechnung. Nach Angaben der Global Payroll Associ­ation (GPA) kostet Lohnbetrug Unternehmen jedes Mal durch­schnit­tlich 40.000 £. Laut GPA gilt Diebstahl über die Lohn- und Gehaltsabrechnung als „Verun­treuung von Vermö­genswerten“. Gleichzeitig ist sie für fast jeden zehnten Fall (9 %) der Vermö­gensverun­treuung verant­wortlich; Keine andere Art der Vermö­gensverun­treuung bleibt länger unbemerkt. Es dauert durch­schnit­tlich 18 Monate, bis jeder Betrug entdeckt wird.

Nutzen Sie Ihre Gehaltsabrechnung, um mit Ihren Teams zu kommunizieren

Die CIPP-Umfrage zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zeigt außerdem, dass drei Viertel der Befragten die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht nutzen, um den Mitar­beitern andere Nachrichten als Themen wie Gehalt und Steuern zu übermitteln.

Wenn Sie Ihren Teams mehr Infor­ma­tionen über ihre Gehälter zur Verfügung stellen, können möglicher­weise viele der Fragen beant­wortet werden, die sie sonst Ihren Mitar­beitern in der Gehaltsabrechnung stellen müssten. Es kann ihnen auch dabei helfen, fundiertere Entschei­dungen zu treffen. Sie können besser über Renten, Elter­nurlaub, Gehalt­sein­bußen und andere Aspekte ihrer Vergütung nachdenken.

Die Umfrage ergab außerdem, dass die Hälfte der Befragten nicht über Tools verfügt, mit denen sie ihren Mitar­beitern helfen können, ihre Gehälter besser zu verstehen. Nur etwa ein Viertel (26 %) verfügt über ein Self-Service-Portal, über das ihre Lohn- und Gehaltsabrech­nung­sex­perten mit den Mitar­beitern kommu­nizieren können.

Mit Hilfe der Technologie können Sie Ihre Mitar­beiter mithilfe der Lohn- und Gehaltsabrech­nungskom­mu­nikation über Steuerthemen, Abzüge, Renten­beiträge, Gehalt­sein­bußen und andere Themen auf dem Laufenden halten. Dashboards können alle diese Lohn- und Steuerele­mente auf eine Weise darstellen, die für Ihre Mitar­beiter sofort und einfach zugänglich ist.

Vor allem Ihre Gehaltsabrech­nungskom­mu­nikation sollte regelmäßig, relevant und respek­tvoll sein – in beide Richtungen.

Sicherstellen, dass Ihre Gehaltsabrechnung konform ist

Um das Risiko von Bußgeldern sowie die Kosten und Unannehm­lichkeiten beim Aufdecken und Korrigieren von Fehlern zu vermeiden, müssen Sie sicher­stellen, dass Ihre Gehaltsabrechnung vollständig konform ist. Dies ist keine einmalige, ankreuzbare Übung. Die Geset­zgebung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ändert sich regelmäßig und es ist wichtig, dass Sie über alle Änderungen auf dem Laufenden bleiben.

Steuer­schulden und geset­zliches Krankengeld (SSP) sowie Arbeit­nehmer­rechte wie Urlaub­sansprüche und Elter­nurlaub­s­gelder können sich ändern, und diese Änderungen wirken sich darauf aus, wie, wann und wie viel Sie Ihren Mitar­beitern bezahlen.

Letzte Gedanken zur Gehaltsabrechnung

Für viele Unternehmen erfüllt die Lohnbuch­haltung eine wichtige, aber grund­sät­zlich einfache Funktion. Durch Investi­tionen in neue Technologien und Mitar­beit­er­schu­lungen sowie durch eine strate­gische, ganzheitliche Sichtweise hat diese oft übersehene Abteilung jedoch das Potenzial, den Wert Ihres Unternehmens deutlich zu steigern.

Der beste Start in diese spannende Reise ist die Teilnahme an der diesjährigen National Payroll Week und die Feier des Beitrags, den Lohn- und Gehaltsabrech­nung­sex­perten zur britischen Wirtschaft leisten.

„Sage Payroll macht das Leben jeden Monat einfacher, indem es die Verbindlichkeiten, die wir schulden, direkt an HMRC übermittelt, die Mitar­beiter über ihre Gehälter auf dem Laufenden hält, Gehaltsabrech­nungen per E‑Mail verschickt und die Gehaltsabrech­nungs­daten einfach in unsere Bank importiert, sodass jeder pünktlich bezahlt wird.“ Wir konzen­trieren uns mehr auf den Umgang mit Kunden und wissen gleichzeitig, dass unsere finanziellen Bedürfnisse im Hinter­grund berück­sichtigt werden. Für mich persönlich ist die Gehaltsabrechnung von entschei­dender Bedeutung. Es gibt mir die Gewis­sheit, dass das an die HMRC übermit­telte Datum korrekt ist, die Mitar­beiter wissen, was ihnen gezahlt wird, und dass alles elektro­nisch abgewickelt wird, sodass niemand etwas verpasst.“

Philip May, Finanzdi­rektor, FLETCHERS HARDWARE LTD